PPT 편하게 사용하는 숨은 꿀팁

https://www.microsoft.com/ko-kr/microsoft-365/powerpoint

 

피그마가 날고 긴다하더라도 PPT를 버릴 수는 없다고 생각한다. 꼭 PPT의 형태의 설계서가 아니더라도 한국에서 일하면서 PPT를 안쓸 수 있을까....? 물론 키노트가 될 수도, Google Slide가 될 수 있지만 Presentation 형태의 문서는 계속 필요하지 않을까?라고 우겨보면서 이 글을 시작한다.

 

 

앞으로 나올 내용은 흔하게 많이 쓰는 방법일 수도 있지만, 내가 실무에서 가장 많이 쓰기도 하고 가장 먼저 셋팅하는 것들이다.

 

 

 

 

 

실행취소(Ctrl+Z) 횟수 최대로 늘리기

이건 무조건이지. 파일 > 옵션 > 고급 > 편집 옵션에서 숫자를 바꿔준다. 

그나저나 Max값을 왜 150까지로 했는지 정말 의문이다. MS야 제발 조금만 더 늘려줄래? 요즘 컴퓨터 사양 어지간하면 다 좋거든?

 

Microsoft Office 365를 쓴다고 하더라도 설정해야 한다. 오히려 Office 365 때문에 사소한 것도 과거 설치형일 때에 비해 실행취소에 포함되는 기분이다. 설치형일 때는 한글자 한글자를 기억하고 있지 않고, Ctrl+Z 누르면 문장단위로 사라지는 것도 간간히 경험했었는데 클라우드가 되고나서는 자음, 모음 하나하나를 150에 포함하고 있어서 약간 손해보는 기분이 든다.

 

 

 

 

폰트 포함하여 저장하기

PPT 형태의 문서로 어딘가 보내야 할 때, 기본 폰트가 아닌 다른 폰트를 사용했다면 꼭 써야 하는 기능! 특히나 제안서, 발표 자료 저장할 때 써야 하는 것!  바로 폰트 포함 저장이다. 

 

파일 > 옵션 > 저장에서 파일의 글꼴 포함 옵션을 체크해주자.

이 때 "모든 문자 포함"으로 선택하면, 파일 용량이 커지지만 다른 컴퓨터나 다른 사용자가 편집할 때 해당 글꼴(폰트)를 활용할 수 있다. 하지만 수정할 일이 없다면, "프레젠테이션에 사용되는 문자만 포함"을 선택하면 파일 용량이 상대적으로 적게 증가한다. 

 

 

 

 

 

 

 

 

단축키 왕

난 명실상부 단축키 왕이다. ㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋㅋ 자주 쓰는 것들은 단축키를 만들어서 사용하고 있다. 피그마도, VS code도, Office 계열도, 하물며 브라우저 몇몇개의 통제도 단축키를 이용한다.

 

 

가장 자주 쓰는 단축키는 누가 뭐래도 Ctrl + C / Ctrl +V / Ctrl + Z  / Ctrl + A 이정도겠지만 조금 정리해 보면

구분	단축키	설명
공통	Ctrl + C / Ctrl + V	복사 / 붙여넣기
공통	Ctrl + A	모두 선택
공통	Ctrl + Z	실행취소
공통	Ctrl + Y 또는 Ctrl + Shift + Z	재실행 (실행 취소한 걸 다시 실행하는 것)
공통	Ctrl + P	인쇄
Office  또는 브라우저	Ctrl + N	새 창 열기
브라우저	Ctrl + Shfit + N	시크릿 모드로 열기
브라우저	Ctrl + T	직전에 닫은 탭 열기
브라우저	Ctrl + 숫자	N번째 탭 열기
Office	Ctrl + < / Ctrl + [	글씨 크기 축소
Office	Ctrl + > / Ctrl + ]	글씨 크기 확대
Office	Ctrl + D	복제
Office	Ctrl + B / U / I	글씨 굵게 / 밑줄 / 기울임꼴
Office	Ctrl + K	하이퍼링크 설정
공통	Ctrl + F	단어 찾기
Office	Ctrl + X	잘라내기
Office	Ctrl + G / Ctrl + Shift + G	그룹 설정 / 그룹 해제
Office	Ctrl + L / E / R	왼쪽 정렬 / 가운데 정렬 / 오른쪽 정렬
Office	Ctrl + S	저장
공통	Ctrl + O	열기
MS PowerPoint	F5	슬라이드쇼
MS PowerPoint	Shift + F5	현재 화면에서부터 슬라이드 쇼

 

적고 나니 엄청 많네..

하지만 찬찬히 뜯어보면 대부분이 사용하고 있을만한 단축키다. 

 

 

 

 

 

나만의 단축키 만들기

그럼에도 불구하고 부족한 단축키가 있다. 자주 쓰는 아이들인데 탭 하위에 가려져 있는 아이들이 있다. 그 아이들은 빠른 실행 도구에 등록한다.

 

 

 

Alt 키를 누르면 빠른 실행 도구에 등록한 아이들에게 번호가 매겨지는데, 내 경험상으로는 1~3 또는 4까지가 자유롭게 쓸 수 있는 부분이다.

 

그 외에는 마우스로 조작하긴 하지만, 그래도 원래 위치보다는 찾는데 시간과 동선을 줄인 느낌이라 좋다. 

 

 

등록하는 방법은 리본 메뉴에 있다면 마우스 우클릭 해서 빠른 실행 도구 모음에 추가를 선택하여 등록할 수도 있고,

파일 > 옵션 > 빠른 실행 도구 모음에서 찾아서 넣거나 순서를 변경할 수 있다. 

 

 

 

 

필수적으로 설정하는건 그림 자르기 / 맨 앞으로 가져오기 / 서식 복사

서식 복사는 Ctrl + Shift + C / V가 있긴 하지만, 뭔가 Alt + 3이 손에 계속 익어서 계속 두고 쓴다. 

 

개체 서식은 주로 텍스트 상자의 여백 설정할 때 쓰려고 많이 쓰기 때문에 추가!

글꼴 색은 상황에 따라 넣었다 뺐다 하면서 쓴다. 

나머지는 모두 복수의 도형의 간격이나 위치를 조정하는데 사용하는 것. 

 

 

 

 

 

엑셀도 이게 되어서, 1~3까지는 파워포인트랑 동일하고 나머지 부분에 상황에 따라 추가해서 사용하고 있다.  

 

 

 

 

 

같은 문서 창 2개 켜기

One Document Multi Window랄까? 하나의 문서를 여러 개의 창을 열어 확인할 수 있는 기능이다. 엑셀도 가능하고 파워포인트도 가능하다. 같은 문서를 보는데 서로 다른 페이지를 확인하면서 복붙해야 하거나 검수할 때 정말 유용하다.

 

보기 탭 > 창에서 "새 창"을 선택하면 동일한 문서의 창이 추가된다. 

 

공유 문서 마냥 동일한 문서를 띄워놓고, A 페이지에서 찾고 B 페이지에 붙여넣는게 가능하다. 이렇게 쓰기도 하고, 프레젠테이션할 때 쓰기도 했다.

 

 

설계 리뷰 때 슬라이드 쇼를 해서 프레젠테이션을 하는 경우, 프레젠이션을 하는 창은 편집하기가 어렵다. 따라서 이 때 "새 창"을 선택하여 편집하는 window를 만들고, 편집 window에서 피드백 받은 내용을 바로 수정할 수 있다.

 

 

 

 

 

이미지 배경 제거

단일 색상인 경우

이미지에 있는 배경을 PPT에서 간단하게 지우는 방법이 있다. 단, 그라데이션이나 그림자가 있으면 지저분할 수 있으니 주의!

 

그림 선택 후! 그림 서식 탭 > 색 > 투명한 색 설정을 선택하고, 그림 내 투명한 색으로 변경할 영역을 마우스로 선택해주면 된다. 그림 서식 탭은 그림을 선택해야만 나오는 탭이다!

 

 

 

카카오톡 로고 바깥 네모 테두리는 대조를 위해 임의로 넣은 것이다. 우측의 배경색을 제거한 이미지를 확인해보면, 로고타입 주변에 노리끼리한 색깔이 족므 남아있는게 보일 것이다. 이렇게 단색이 아닌 경우에는 깔끔하게 제거되지 않는다. 또한 TALK이라는 글자의 노란색도 배경과 같은 색상이라면 지워질 수 있기 때문에 만약 노란색을 살리고 싶다면 아래 나올 배경 제거 기능을 사용하자.

 

 

 

 

 

복합적인 배경 경우

그림 선택 후! 그림 서식 탭 > 배경 제거을 선택하고, 그림 내 투명한 색으로 변경할 영역을 마우스로 선택해주면 된다. 그림 서식 탭은 그림을 선택해야만 나오는 탭이다!

 

 

배경 제거를 선택하면, 선택한 이미지의 제거될 배경영역이 보라색으로 표시된다. 이 보라색 영역을 확인하고, 원하는 부분의 배경을 미세 조정을 통해 추가 / 제거 하면 된다.

 

 

 

 

결과물 비교

왼쪽이 투명한 색 적용, 오른쪽이 배경 제거다.

이 결과물만 놓고보면 첫번째 방법인 투명한 색 적용이 좋아보이지만, 앞에서 말한 것처럼 그라데이션이나 그림자 효과가 적용된 상황이라면 더 지저분하게 나올 수 있다. 이미지의 상태에 따라서 필요한 기능을 활용하자.

 

 

 

 

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사실상 이미 많이 쓰고 있는 기능일 수도 있지만, 

과거에 내가 팀메이트에게 공유했던 PPT 활용법 문서를 찾은 기념으로 작성해봤다.