적당히 친절한 메일 작성법 | 비즈니스 이메일

가끔 메일을 보다가 깜짝 깜짝 놀랄 때가 있다. 메일을...이렇게 쓴다고? 라는 생각이 들거나 메일은 카톡이 아닌데...라는 생각이 들게끔 하는 경우가 있다. 그래서 괜시리 적어보는 메일 작성법

 

 

 

1. 메일 주소는 적당히 쉽게 쓰자.

회사에 메일 계정 규칙이 있는 경우도 있다. 김철수라고 하면 cskim 이런 식으로. 쓰거나 kimcs 이런 식으로

나 같은 경우는 위와 같은 규칙이 없더라도 주로 위의 규칙에 맞춰서 쓰는 편이다. 숫자를 올릴 경우에는 명함에 사용하는 폰트에 따라서 숫자 1과 영문 소문자 l이 구분되지 않는 경우가 있기 때문이다.

 

한 번은 신입사원이 메일이 전혀 알수 없는 이니셜로 되어 있어서 무슨 뜻이냐고 물었더니 개명 전 이름 이니셜이라고 했다. 아무 생각 없이 다른 계정에서 사용하는 이니셜을 그대로 사용한 거였다. 의도치 않은 개밍아웃을 하게 되지 않으려면 메일 주소를 정할 때 아주 약간 생각을 해보도록 하자.(이걸 궁금해 한 나도 이상하지만 세상에 이상한 사람은 정말 많다)

 

개인적으로 내가 취업용으로 사용하는 gmail 아이디는 끝에 .rek라는 나만의 약어를 넣어뒀는데, 딱 한번 면접관이 물어본 적이 있다. 무슨 의미인지. recruit를 쓰고 싶었는데 rec로 쓰면 누군가 레코드로 생각할거 같아서 괜히 한 번 틀었는데 누가 질문할 줄은 몰랐다.

 

 

추가적으로, 가급적 특수문자를 포함하지 않도록 하자. 전에 다니던 회사 중에는 메일 계정 규칙에 .을 쓰는게 있긴 했지만, 하이픈- 과 언더바 _만 아니면 뭐 ... 크게 상관 없지 않을가 싶긴 하다. 언더바와 하이픈은 메일 주고 받으면서 한번은 설명해야 하는 경우가 생기기 때문에 비추.

 

 

2. 깔끔한 메일 제목

메일로 주고 받는 내용은 정말 상상도 못하리만큼 많고, 직책자로 올라가면 올라갈 수록 참조되는 메일이 많아 트래킹하기 어려운 경우가 생긴다. 메일 제목은 가급적 짧고 명확하게 쓰고, 회신이 필요한 경우에 '회신 필'과 같은 문구를 넣어주면 상대방이 인지하기가 쉽다. 또는 상대방에게 꼭 전달해야 하는 문서가 첨부된 경우 '주간 보고 첨부'라는 문구를 넣기도 한다.

 

 

저땐 너무 주고 받는 메일이 많아서 날짜를 붙였던 것일 뿐 날짜를 꼭 붙일 필요는 없다.

 

 

그리고 가끔씩 첨부파일을 잊어버리거나 상대방 메일 시스템 오류로 다시 메일을 보내야 하는 경우 메일에 '재송부'라는 문구도 추가해주자. 참조된 누군가는 똑같은 메일을 두번 받을 수도 있으니까.

 

 

 

3. 첨부파일 / 포워딩 메일

사회생활 초반에는 첨부파일 까먹는 경우가 몇 번 있었다. 정말 그 때마다 부끄러웟는데, 이런 실수를 하지 않으려고 첨부파일을 보내야 하는 경우, 메일 내용 쓰기도 전에 첨부파일 붙이는 습관을 들였다. 이러고 나면 첨부파일 누락하는 경우가 정말 많이 줄어든다.

그리고 메일 내용에 꼭 첨부파일이 있다는 것을 알려줄 필요도 있다.

 

프로젝트를 하다보면 개발자에게 메일 내용을 확인 요청을 할 때가 있다. 메일 포워딩(전달)하는 경우에도 아래에 메일 내용을 참고해달라고 꼭 코멘트 해야 한다.

 

 

 

4. 참조

나같은 경우에 이메일을 1:1로 주고 받았던 경험은 별로 없다(인프라팀과 오류사항 체크할 때나, 내 개인정보가 들어가는 경우 외에는 잘 없는거 같다.) 주로 직책자들이나 프로젝트에 관련된 사람들이 참조로 많이 들어가게 된다. 메일 보내기 전에 우리 회사에서 빠뜨린 참조인이 없는지 또는 상대방 회사에서 빠뜨린 참조인이 없는지 체크가 필요하다.

 

그럼에도 불구하고 상대방이 참조인을 빠뜨리는 경우, 같이 메일링 추가해달라고 간단하게 요청하면 된다.

 

영희님, 저희 철수 팀장님 메일 chkim@abcdefg.com 참조 추가해서 메일 부탁드립니다.

 

 

5. 메일 관련 용어

- 포워딩 : 이메일 기능 중 하나로 받은 메일을 다른 사람에게 전달할 때 사용.  = 전달

- 인라인으로 작성하였습니다. : 해당 내용의 본문 내용 중 표기하였다는 의미. 주로 아래 엮여있는 메일 내용에 다른 스타일(색상, 굵기, 배경색 지정)로 작성하는 경우가 많음

- CC(씨씨): 참조 4번과 동일

- BCC(비씨씨): 숨은 참조

- FYI: For Your Information. 개인적으로 정보 전달을 위해 포워딩은 하지만 첨언할 말 없을 때 자주 쓰는 문구

 

 

 

메일도 일종의 문서다. 원활한 업무처리와 커뮤니케이션을 위해서는 서로가 잘 이해할 수 있도록 작성해야 한다. 어쩔 수 없이 글이 가지는 한계가 있지만 상대방의 입장을 생각하며 좀 더 쉽고 가독성 있게 쓰려는 서로의 노력이 필요하다.